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使用文件夹整理文档

团队文档库提供文件夹的文档管理方式,您可以将若干相关文档存放在一个文件夹里,便于查找。

如何移动或复制文档到文件夹

a.勾选要移动的文档,点击移动或复制按钮。

b.在弹出框内选择要移动的目标文件夹,也可以新建文件夹。点击确定,所选文档或文件夹都被移动到目标文件夹内。


使用标签管理文档

标签的管理共分为两级,第一级为“标签集”,它可以将标签分类,作用对象为标签;第二级为“标签”,作用对象为文档。

创建标签

创建标签有两种方法:

1.创建可以添加到任何文档的标签。点击图一所示位置,进入“标签管理”界面,在图二所示位置可添加标签。您可以在此界面中批量创建新标签,还可以新建标签集,将标签分类管理。

 

2.为特定文档创建新标签。在文档展示区中,点击文档标题右方的加号,可以直接给文档打上标签。该标签将被保存为“常用标签”,供日后使用。

添加标签时,可以新建标签,也可以从常用标签中选择。新建标签时,系统将自动识别该标签是否存在以避免重复。

删除标签

点击文档标题,进入内容展示页面。在标题下方,可以看到该文档具有的标签。可以在此处将您认为不需要的标签删除。

管理标签

点击上图所示的钳子按钮,进入标签管理界面。在建立标签及使用标签集对其归类整理后,可以达到如下效果。每个标签只能属于一个标签集。

点击查看详细说明


删除和恢复文档

1.删除文档

若要删除文档,可点击【删除】按钮,进行删除。只有团队管理员或文档创建者才能删除文档。

2.恢复被删除的文档

若要恢复已被删除的文档,可以点击【我的足迹】,查看删除的历史记录。

点击被删除的文档链接,进入到删除文档的详细页面。点击【点此恢复该文档】,即可恢复文档。


Office文件能否在线预览

团队文档库支持Office文件在线预览功能。在文件列表旁边点小眼睛按钮可以直接进入Office文件预览。

在预览的情况下可以下载文件,也可以把文件另存到其他文件夹或其他团队。


如何搜索文件

首先登录团队文档库,然后点击右上方“搜索”,输入您要搜索的关键词。

选择相关文件,完成搜索。


能大批量上传文件吗

团队文档库支持一次上传多个文件。进入团队后,点击右上角的“文件”,然后选择“上传文件”,选中要上传的多个文件,选择“确定”完成大批量上传文件。


如何实现版本控制

1.版本控制

  • 对于协作文档,用户可对页面内容进行在线编辑。每一次编辑,都将创建新的版本。
  • 对于文件,用户上传的文件名称如果已存在,会更新相同名称的文件,创建新的版本。

2.入口

  • 点击页面内的版本信息,即进入版本管理页面。管理版本页面有完整的版本历史,且提供版本差异比较的功能。
  • 差异比较工具,可以识别增加、删除、移动等操作,帮助用户了解其他人对文档的修改内容。其中,增加的文字用黄色底色标识,被删除的文字用红色底色标识,并动态显示移动前位置。

3.版本恢复

版本管理界面还提供对某一历史版本的恢复功能。恢复某个历史版本后,该历史版本会发布为当前最新版本。